Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo

06/09/2018
settembre 06 2018

Modello di organizzazione, gestione e controllo ai sensi del D.Lgs 231/2001

Indice

Modello di organizzazione – Introduzione

0.1   Approvazione concettuale e metodologia alla definizione di un Modello Organizzativo 231 0.2   Metodologia di costruzione di un Modello Organizzativo 231

 

Modello di organizzazione – Disposizioni generali

1.1 Adozione, attuazione, aggiornamento e diffusione

1.2 Individuazione delle attività a rischio di commissione di reati

1.3 Processi sensibili relativi alle aree a rischio

1.4 Protocolli per la formazione e l’attuazione delle decisioni

1.5 Modalità di gestione delle risorse finanziarie

1.6 Obblighi di informazione dell’ODV – Organismo di Vigilanza

1.7 Sistema disciplinare

1.7.1     Misure nei confronti di impiegati e degli addetti ai servizi generali ed amministrativi

1.7.2     Misure nei confronti dei dirigenti

1.7.3     Misure nei confronti degli amministratori

1.7.4     Misure nei confronti di collaboratori e consulenti esterni

1.8 Organismo di Vigilanza

1.8.1    Caratteristiche dell’Organismo di Vigilanza

1.8.2    Funzioni dell’Organismo di Vigilanza

1.8.3    Poteri dell’Organismo di Vigilanza

1.8.4     Sistema delle verifiche

 

Modello di organizzazione – Disposizioni relative ai processi sensibili

2.1 Premessa

2.2 Eccezione per il processo di gestione degli investimenti e delle spese finanziati con fondi pubblici

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Definizioni

 

Area di attività – Area omogenea di attività, attribuibile alla responsabilità di un soggetto, dipendente di Pordenone Fiere, dotato di sufficiente autonomia operativa in base a deleghe funzionali, formalizzate da mansioni riferite alla funzione ricoperta ed evidenziate dall’organigramma aziendale.

Area attività sensibile – L’attività o l’area aziendale nel cui ambito sussiste il rischio potenziale di commissione dei reati.

CCNL – Contratti di lavoro vigenti ed applicabili per il personale di Pordenone Fiere: CCNL Commercio Settore Terziario.

Collaboratori – I soggetti che operano all’interno di Pordenone Fiere, sulla base di un rapporto di lavoro, di collaborazione coordinata e continuativa o sulla base di un rapporto di lavoro autonomo non esercitato abusivamente.

Consulenti – I soggetti che agiscono in nome e/o per conto di Pordenone Fiere in forza di un contratto di mandato o di altro rapporto contrattuale di collaborazione.

Decreto – Decreto Legislativo 8 giugno 2001, n. 231, dal titolo “Disciplina della responsabilità amministrativa delle persone giuridiche, delle società e delle associazioni anche prive di personalità giuridica, a norma dell’art. 11 della legge 29 settembre 2000, n. 300“pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 140 del 19 giugno 2001 e successive modifiche ed integrazioni.

Destinatari – Sono denominati “destinatari” i soggetti tenuti all’osservanza del Modello e precisamente:

  • Gli amministratori, i dirigenti e tutti gli altri dipendenti di Pordenone Fiere, i rappresentanti di Pordenone Fiere con poteri di indirizzo, i collaboratori, i consulenti e gli altri soggetti operanti quali rappresentanti o mandatari, a vario titolo, di Pordenone Fiere;
  • Il collegio sindacale, l’organismo di vigilanza per quanto attiene ai principi etici ed ai comportamenti raccomandati, che devono essere osservati e fatti osservare;
  • I partners, quali i fornitori e gli altri soggetti con i quali Pordenone Fiere intrattiene rapporti economici.

Dipendenti – I soggetti aventi un rapporto di lavoro subordinato con Pordenone Fiere.

Disposizioni – Con tale termine si indentificano i principi di comportamento ed i protocolli contenuti nel Decreto o richiamati dallo stesso Decreto.

Modello – Complesso di principi di comportamento e di protocolli al fine di prevenire i reati come previsto dagli articoli 6 e 7 del Decreto, ad integrazione degli strumenti organizzativi e di controllo vigenti all’interno di Pordenone Fiere (Organigrammi, Procure, Deleghe, Regolamenti, Procedure, ecc.). Il modello prevede, inoltre, l’individuazione dell’Organismo di Vigilanza e di Controllo e la definizione del sistema sanzionatorio.

Operazione sensibile – Operazione o atto che si colloca nell’ambito dei processi inerenti le attività di cui sopra.

Organi sociali – L’Assemblea, il Consiglio di Amministrazione, il Collegio Sindacale.

Organo Dirigente – L’organo dirigente si identifica nel Consiglio di Amministrazione di Pordenone Fiere, il quale delega ad un membro del Consiglio di Amministrazione o a persona esterna le attività operative inerenti l’attuazione e l’aggiornamento del Modello.

Organismo di Vigilanza o OdV – Organo interno di controllo, previsto dall’art. 6 del Decreto, avente il compito di vigilare sul funzionamento e l’osservanza del Modello.

Pubblica Amministrazione – La pubblica amministrazione e, con riferimento alla pubblica amministrazione, i pubblici ufficiali e gli incaricati di pubblico servizio.

Partner – Le controparti contrattuali di Pordenone Fiere, quali ad esempio fornitori, finanziatori, prestatori di servizi, con cui Pordenone Fiere addivenga ad una qualunque forma di collaborazione contrattualmente regolata, ove destinati a cooperare con Pordenone Fiere nell’ambito delle attività sensibili.

Procedure interne – Procedure approvate dagli organi preposti e fatte osservare nei rispettivi ambiti di competenza.

Processi sensibili – I processi aziendali nel cui ambito sussiste il rischio potenziale di commissione di reati.

Protocolli operativi – Sistema strutturato di procedure e di controlli, giudicato idoneo a valere in particolare come misura di prevenzione dei reati e di controllo sui processi sensibili, in relazione alle finalità perseguite nel Decreto.

Reati – Le fattispecie di reati ai quali si applica la disciplina prevista dal D. Lgs. 231/2001, anche a seguito di sue successive modifiche ed integrazioni.

Regole di condotta – Per regole di condotta, nell’ambito del presente Modello, si intendono:

  • Le procedure interne richiamate nel Modello Attuativo;
  • I principi di comportamento indicati nel Codice Etico;
  • Le norme del Codice Penale, del Codice Civile e delle leggi e decreti, richiamati dal Decreto;
  • Il rispetto delle deleghe e dei poteri interni;
  • Gli obblighi di comunicazione all’Organismo di Vigilanza;
  • Ogni altra prescrizione o raccomandazione contenuta nel presente Modello;

 

 

Modello di organizzazione – Introduzione

 

  • Approccio concettuale e metodologia alla definizione di un Modello Organizzativo 231 Gli obiettivi del modello organizzativo ai sensi del D. Lgs. 231/01 attengono alle seguenti sfere:

Liceità – quale elemento cardine di buon governo e di corretto assolvimento degli obiettivi dell’organizzazione anche in relazione al proprio ruolo sociale

Etica – relativa alla piena e corretta circolazione delle informazioni sia all’interno del sistema amministrativo dell’organizzazione sia fra quest’ultimo e gli interlocutori esterni

Trasparenza – tanto più garantita se norme, regolamenti e leggi vengono seguiti e rispettati nell’interesse delle policy territoriali

Efficacia dell’adozione – intesa nei termini della garanzia dell’esercizio delle attività proprie dell’organizzazione nel rispetto di norme, leggi e regolamenti

 

  • metodologia di costruzione di un Modello Organizzativo 231

Di seguito si rappresentano gli elementi essenziali che costituiscono il fondamento nella costruzione di un Modello Organizzativo ai sensi del D. Lgs. 231/01 e s.m.i.:

Definizione del Modello di organizzazione, gestione e controllo:

  1. analisi del contesto operativo dell’organizzazione al fine di identificare i processi e le attività sensibili;
  2. analisi dei controlli già in essere e dei gap rilevati rispetto ai principi di controllo di riferimento

(individuati secondo le previsioni del D. Lgs. 231/01)

  1. definizione di protocolli di controllo e presidi organizzativi sui processi e sulle attività sensibili identificati
  2. definizione di un modello di organizzazione, gestione e di controllo articolato in una parte generale ed in una o più parti speciali Definizione del Codice Etico:
  3. definizione ed approvazione da parte dei vertici aziendali di un codice etico nell’ambito del quale esplicitare i principi etici di riferimento, le regole di comportamento, i comportamenti vietati ecc.
  4. definizione di un sistema disciplinare e di meccanismi sanzionatori da applicare ad ogni violazione dei principi normativi ed applicativi contenuti nel codice etico e nel modello di organizzazione 231 a prescindere dalla commissione di un illecito e delle eventuali conseguenze esterne causate dal comportamento inadempiente

Individuazione e nomina dell’Organismo di Vigilanza: a) individuazione dell’Organismo di Vigilanza

  1. nomina dell’Organismo di Vigilanza
  2. definizione del Piano di Vigilanza

 

In particolare tale metodologia è articolata in due fasi principali:

Identificazione aree sensibili: mediante l’analisi del contesto dell’organizzazione e del modello operativo di funzionamento per evidenziare dove, in quale settore/area di attività, e secondo quali modalità si possono verificare eventi pregiudizievoli in riferimento al D. Lgs. 231/01

Definizione di un sistema di controllo preventivo: anche conosciuto come “ Protocollo per la programmazione della formazione ed attuazione delle decisioni dell’organizzazione” un sistema di controllo preventivo è utile per effettuare la valutazione del sistema esistente nell’organizzazione ed il suo eventuale aggiornamento in termini di capacità di contrastare la prevenzione degli illeciti, garantire la conformità a leggi e regolamenti, la trasparenza e l’eticità dell’operato oltre che l’efficacia dell’adozione.

 

La realizzazione del modello di organizzazione, gestione e controllo ai sensi del D. Lgs. 231/01 e s.m.i. viene effettuata sulla base:

  1. di risultati raggiunti nelle fasi di analisi e definizione di un sistema di organizzazione, gestione e controllo
  2. delle scelte di indirizzo degli organi decisionali di Pordenone Fiere

 

Modello di organizzazione – disposizioni generali

 

 

1.1 Adozione, attuazione, aggiornamento e diffusione

Il sistema organizzativo e gestionale dell’organizzazione è mirato a garantire lo svolgimento delle attività nel rispetto della normativa vigente e delle prescrizioni del Codice Etico.

Nell’ottica della pianificazione e gestione delle attività tese all’efficienza, alla correttezza, alla trasparenza ed alla qualità, vengono adottate ed attuate le misure organizzative, di gestione e di controllo descritte nel presente documento in conformità alle indicazioni contenute nelle linee guida di riferimento/di competenza. Al fine di prevenire il rischio di commissione di reati dai quali possa derivare la responsabilità dell’organizzazione ai sensi del D. Lgs.  / e s.m.i. il Modello prevede:

  • L’individuazione delle attività nel cui ambito possono essere commessi reati
  • Specifici protocolli diretti a programmare la formazione e l’attuazione delle decisioni dell’organizzazione in relazione agli specifici reati da prevedere
  • L’ individuazione di modalità di gestione delle risorse finanziarie idonee ad impedire la commissione dei reati
  • Gli obblighi di informazione nei confronti dell’organismo deputato a vigilare sul funzionamento e sull’osservanza del modello stesso
  • L’introduzione di un sistema disciplinare idoneo a sanzionare il mancato rispetto delle misure indicate nel modello

Il modello è sottoposto a verifica periodica e viene modificato nel caso in cui siano scoperte significative violazioni delle prescrizioni o si verifichino mutamenti dell’organizzazione o delle attività di Pordenone Fiere ovvero delle norme di riferimento.

E’ fatto obbligo a chiunque operi all’interno di Pordenone Fiere o collabori con essa di attenersi alle prescrizioni del Modello 231 e in specie di osservare gli obblighi informativi dettati al fine di consentire il controllo della conformità dell’operato alle prescrizioni stesse.

Copia del Modello 231 e dei documenti ad esso allegati oltre che dei suoi aggiornamenti è depositata presso la sede di Pordenone Fiere ed è a disposizione di chiunque abbia titolo a consultarla.

Pordenone Fiere provvede a notificare a ciascun soggetto tenuto a rispettare il Modello 231 le prescrizioni riferite alla specifica attività o funzione.

 

1.2 Individuazione delle attività a rischio di commissione di reati

In relazione alle attività svolte da Pordenone Fiere a seguito di specifica analisi dei rischi sono individuate le aree o settori funzionali nel cui ambito si possono manifestare fattori di rischio relativi alla commissione di violazioni delle norme penali indicate dal D. Lgs. 231/01 e s.m.i. o in generale dal Codice Etico.

L’analisi dei rischi è stata strutturata in modo da valutare per ciascuna fase dei protocolli quali possono essere potenzialmente a rischio relativamente ai singoli articoli del D. Lgs 231/01 e s.m.i..

 

Le componenti più rilevanti del sistema di controllo preventivo sono:

  • Il Codice Etico: definisce il sistema normativo interno, diretto a programmare la formazione e l’attuazione delle decisioni in relazione ai rischi e reati da prevenire e fissa le linee di orientamento generali alle quali si deve fare riferimento nel disciplinare le modalità operative da adottare nei settori sensibili
  • L’adozione di un sistema organizzativo: sistema organizzativo formalizzato con l’impiego di strumenti (organigramma, procedure, modulistica, reportistica e tutto ciò che è previsto da un Sistema di Gestione per la Qualità correttamente implementato) idonei a soddisfare le esigenze di:
    1. Conoscibilità dei meccanismi organizzativi all’interno di Pordenone Fiere
    2. Formale delimitazione dei ruoli con individuazione delle funzioni svolte nell’ambito di ciascuna funzione
    3. Chiara definizione dei poteri organizzativi che siano coerenti con le responsabilità assegnate
    4. Chiara definizione dei poteri autorizzativi e di firma tramite un sistema di deleghe di funzioni e di procedure per la firma di atti aziendali che assicuri una chiara e trasparente rappresentazione del processo di formazione e di attuazione delle decisioni
    5. L’adozione di precise procedure, manuali ed informative
    6. L’individuazione di processi di gestione e controllo delle risorse finanziarie nelle aree a rischio

 

Il sistema di controllo preventivo si ispira ai principi di:

  • Verificabilità, documentabilità, coerenza e congruenza di ogni operazione: qualunque attività rientrante nelle aree a rischio deve essere adeguatamente documentata affinché si possano acquisire, in qualunque momento, informazioni in merito: a) Alle principali fasi dell’operazione
    1. Alle ragioni che hanno portato al suo compimento
    2. Ai soggetti che ne hanno presidiato il compimento o hanno fornito le necessarie autorizzazioni
  • Separazione delle funzioni: con l’obiettivo che nessuno possa gestire in autonomia tutte le fasi di un processo ma vi sia:
    1. Una netta differenziazione, all’interno di ciascun processo, tra il soggetto che lo inizia, il soggetto che lo esegue e lo conclude e quello che lo controlla
    2. La documentazione scritta di ciascun passaggio rilevante del processo

 

1.3 Processi sensibili relativi alle aree a rischio

Sono individuati i seguenti processi sensibili comuni allo svolgimento delle attività di Pordenone Fiere nelle aree o settori funzionali di cui al precedente punto 1.2:

  • Processo di gestione delle risorse umane
  • Processo commerciale e relazioni con il territorio
  • Processo di approvvigionamento
  • Processo di gestione dei sistemi informativi
  • Processo amministrativo (registrazione, redazione e controllo dei documenti contabili ed extra contabili) e finanziario
  • Processo di gestione degli investimenti e delle spese realizzati con fondi pubblici

Il Modello 231, e nello specifico nella Parte II, prescrive per ciascun progetto sensibile individuato le modalità di svolgimento delle relative attività ed indica, ove rilevanti, le specifiche procedure cui attenersi prevedendo in particolare:

  • I protocolli per la formazione e l’attuazione delle decisioni
  • Le modalità di gestione delle risorse finanziarie
  • Gli obblighi di informazione dell’Organismo di Vigilanza

 

1.4 Protocolli per la formazione e l’attuazione delle decisioni

In ragione dell’articolazione delle attività e della complessità organizzativa, Pordenone Fiere ha deciso di adottare un sistema di deleghe di poteri e di funzioni.

Ogni delega, formalizzata e consapevolmente accettata dal delegato, prevede in termini espliciti e specifici l’attribuzione degli incarichi a persone dotate di idonea capacità e competenza, assicurando al delegato l’autonomia ed i poteri necessari per lo svolgimento della funzione.

L’organigramma aziendale, con l’indicazione delle funzioni attribuite a ciascuna posizione, è disponibile presso l’ Ufficio Amministrazione e comunicato a tutte le funzioni e viene aggiornato in occasione di ogni sua variazione significativa.

Con riferimento alle attività relative ai processi sensibili espressamente individuate, il Modello 231 (Parte II) prevede specifici protocolli contenenti la descrizione formalizzata:

  • Delle procedure interne per l’assunzione e l’attuazione delle decisioni di gestione, con l’indicazione delle modalità relative e dei soggetti titolari delle funzioni, competenze e responsabilità
  • Delle modalità di documentazione e di conservazione degli atti delle procedure in modo da assicurare la trasparenza e verificabilità delle stesse
  • Delle modalità di controllo della conformità tra le procedure previste e la loro attuazione e documentazione

Le procedure interne previste dai protocolli assicurano la separazione e l’indipendenza gerarchica tra chi elabora la decisione, chi la attua e chi è tenuto a svolgere i controlli.

Sono stabiliti limiti all’autonomia decisionale per l’impiego delle risorse finanziarie mediante fissazione di puntuali quantitative in coerenza con le competenze gestionali e le responsabilità organizzative affidate a singole persone.

Il superamento di tali limiti quantitativi può avere luogo nel rispetto delle procedure di autorizzazione e di rappresentanza stabilite, sempre assicurando separazione ed indipendenza gerarchica tra coloro che autorizzano la spesa, coloro che la devono attuare e coloro ai quali sono stati affidati i controlli.

Nel caso in cui siano previste modalità di rappresentanza congiunta è assicurato un principio di indipendenza gerarchica tra coloro che sono titolari del potere di rappresentanza in forma congiunta.

Deroghe ai protocolli ed alle procedure previsti nel Modello 231 sono ammesse in caso di emergenza oppure di impossibilità temporanea di attuazione delle stesse. La deroga, con l’espressa indicazione della sua ragione, è immediatamente comunicata all’Organismo di Vigilanza.

I protocolli sono aggiornati anche su proposta dell’Organismo di Vigilanza stesso.

 

1.5 Modalità di gestione delle risorse finanziarie

Con riferimento alle attività relative ai processi sensibili espressamente individuate il Modello 231 (Parte II) prevede specifiche modalità di gestione delle risorse finanziarie.

Le modalità di gestione assicurano la separazione e l’indipendenza tra i soggetti che concorrono a formare le decisioni di impiego delle risorse finanziarie, coloro che attuano tali decisioni e coloro ai quali sono affidati i controlli circa l’impiego delle risorse finanziarie.

Tutte le operazioni che comportano utilizzazione o impegno di risorse economiche o finanziarie devono avere adeguata causale ed essere documentate e registrate, con mezzi manuali o informatici, in conformità a principi di correttezza professionale e contabile. Il relativo processo decisionale deve essere verificabile. Tutte le operazioni inerenti ad attività o prestazioni atipiche o inusuali devono essere specificamente e chiaramente motivate e comunicate all’OdV.

Le modalità di gestione sono aggiornate anche su proposta o segnalazione dell’OdV.

 

1.6 Obblighi di informazione dell’Organismo di Vigilanza

Il Modello 231 prevede, per le attività relative ai processi sensibili espressamente individuate, specifici obblighi di informazione nei confronti dell’Organismo di Vigilanza.

In ogni caso l’Organismo di Vigilanza ha accesso a tutta la documentazione relativa ai processi sensibili indicati al punto 1.3 (Processi sensibili relativi alle aree a rischio).

E’ assicurata piena libertà a tutto il personale aziendale di rivolgersi direttamente all’Organismo di Vigilanza per segnalare violazioni del Modello 231 o eventuali irregolarità.

A tal fine sono previste specifiche linee di reporting verso l’Organismo di Vigilanza da parte delle strutture aziendali.

In particolare il reporting verso l’Organismo di Vigilanza potrà riguardare, a titolo meramente esemplificativo: – Le decisioni relative alla richiesta, erogazione ed utilizzo di finanziamenti pubblici

  • Le richieste di assistenza legale nei confronti delle quali la Magistratura procede per i reati previsti dalla richiamata normativa
  • I provvedimenti e/o notizie provenienti da organi di polizia giudiziaria, o da qualsiasi altra autorità, dai quali si evinca lo svolgimento di indagini, anche nei confronti di ignoti, per i reati di cui al D.Lgs. 231/01 e s.m.i.
  • Le commissioni di inchiesta o relazioni interne dalle quali emergano responsabilità per le ipotesi di reato di cui al D.Lgs. 231/01 e s.m.i.
  • Le notizie relative alla effettiva attuazione, a tutti i livelli, del Modello 231 con evidenza dei procedimenti disciplinari svolti e delle eventuali sanzioni irrogate ovvero dei provvedimenti di archiviazione di tali procedimenti con le relative motivazioni
  • I prospetti riepilogativi degli appalti affidati a seguito di gare a livello nazionale e europeo, ovvero a trattativa privata
  • Le notizie relative a commesse attribuite da enti pubblici a soggetti che svolgono funzioni di pubblica

utilità

  • Reportistica periodica in materia di salute e sicurezza sul lavoro

Per reporting si intende qualsiasi comunicazione scritta che la funzione responsabile invia all’Organismo di Vigilanza. Tali comunicazioni non hanno un format istituzionale ma devono sempre riportare almeno i seguenti argomenti:

  • Aspetti significativi afferenti le diverse attività
  • Eventuali deroghe alle procedure di processo decise in caso di emergenza o di impossibilità temporanea di attuazione
  • Eventuali anomalie riscontrate
  • Monitoraggio delle attività effettuate in corso di erogazione dei servizi

La frequenza di redazione ed invio dei report non è definita ma deve comunque essere effettuata almeno una volta all’anno e, se necessario, tutte le volte che lo si ritiene indispensabile in maniera tale da garantire un tempestivo intervento risolutore.

 

1.7 Sistema disciplinare

Il codice disciplinare di Pordenone Fiere, adottato in conformità alle vigenti previsioni di legge, è integrato sulla base della seguente previsione.

Costituisce illecito disciplinare del dipendente/collaboratore aziendale:

  • La mancata, incompleta o non veritiera documentazione dell’attività svolta prescritta peri processi sensibili
  • L’ostacolo ai controlli, l’impedimento ingiustificato all’accesso alle informazioni ed alla documentazione opposto ai soggetti preposti ai controlli delle procedure e delle decisioni, incluso l’Organismo di Vigilanza, o altre condotte idonee alla violazione o elusione del sistema di controllo
  • Le violazioni ingiustificate e reiterate delle altre prescrizioni del Modello 231

La sanzione disciplinare, graduata in ragione della gravità della violazione, è applicata anche su segnalazione e richiesta dell’Organismo di Vigilanza, nel rispetto della vigente normativa di legge.

I contratti di collaborazione stipulati da Pordenone Fiere con lavoratori parasubordinati, consulenti e assimilati devono contenere una clausola di risoluzione del rapporto per gli inadempimenti alle prescrizioni del Modello 231 loro riferite ed espressamente indicate.

Le violazioni rilevanti delle prescrizioni del Modello 231 commesse da persone che rivestono, o che di fatto esercitano, funzioni di rappresentanza, di amministrazione, o di direzione aziendale o di una sua unità organizzativa dotata di autonomia finanziaria e funzionale, sono segnalate all’OdV o al Consiglio di Amministrazione per le determinazioni del caso, che a seconda della gravità della violazione possono consistere:

  • Nel richiamo formale in forma scritta che censuri la violazione delle prescrizioni del Modello 231
  • Nella sospensione dalla carica e dal compenso per un periodo compreso fra un mese e sei mesi, per violazioni particolarmente gravi, reiterate o molteplici
  • Nella proposta o decisione di revoca dalla carica, in caso di violazioni di eccezionale gravità

In particolare l’art. 6 del D. Lgs. 231/01 e s.m.i. prevede espressamente l’adozione di un sistema disciplinare idoneo a sanzionare il mancato rispetto delle misure indicate nel modello.

La predisposizione di un adeguato sistema sanzionatorio, per la violazione delle prescrizioni contenute nel modello, è quindi una condizione essenziale, per assicurare l’effettività del modello stesso.

L’applicazione delle sanzioni disciplinari prescinde dall’esito di un eventuale procedimento penale, in quanto le regole di condotta imposte dal modello sono assunte da Pordenone Fiere in piena autonomia, indipendentemente dalla tipologia di illecito che le violazioni del modello possano determinare.

Il tipo e l’entità delle sanzioni si determinano, conformemente a quanto prevede il codice disciplinare vigente in relazione:

  • All’intenzionalità del comportamento o al grado di negligenza, imprudenza o imperizia con riguardo anche alla prevedibilità dell’evento
  • Al comportamento complessivo del lavoratore, con particolare riguardo alla sussistenza o meno di precedenti disciplinari del medesimo
  • Alle mansioni ed all’inquadramento contrattuale del lavoratore
  • Alla posizione funzionale delle persone coinvolte nei fatti costituenti la mancanza
  • Alle altre particolari circostanze che accompagnano la violazione disciplinare

Per quanto riguarda l’accertamento delle suddette infrazioni i procedimenti disciplinari e l’irrogazione delle sanzioni restano invariati i poteri già conferiti nei limiti della relativa competenza al capo del personale. Il sistema disciplinare viene costantemente monitorato dall’Organismo di Vigilanza.

 

1.7.1     Misure nei confronti di impiegati e degli addetti ai servizi generali ed amministrativi

Il lavoratore che non rispetti le norme e le procedure di gestione, prevenzione e controllo dei reati lede il rapporto di fiducia instaurato con Pordenone Fiere in quanto viola, tra l’altro, l’art. 2104 del Codice Civile (Diligenza del prestatore di lavoro: il prestatore di lavoro deve usare la diligenza richiesta dalla natura della prestazione dovuta e dall’interesse dell’azienda dalla quale dipende. Deve inoltre osservare le disposizioni per l’esecuzione e per la disciplina del lavoro impartite dall’imprenditore e dai collaboratori di questo, dai quali gerarchicamente dipende).

I comportamenti tenuti dai lavoratori in violazione delle singole regole comportamentali dedotte nel presente modello sono definiti come illeciti disciplinari. Le sanzioni irrogabili nei riguardi dei lavoratori rientrano tra quelle previste dal Regolamento disciplinare, nel rispetto delle procedure previste dall’art. 7 della legge 300/1970 “ sanzioni disciplinari “ e di eventuali normative speciali applicabili.

In relazione a quanto sopra il modello fa riferimento alle categorie di fatti sanzionabili previsti dal Sistema Sanzionatorio.

 

1.7.2     Misure nei confronti dei dirigenti

In caso di violazione da parte di dirigenti delle procedure interne previste dal presente Modello 231 o di adozione nell’espletamento di attività nelle aree a rischio di un comportamento non conforme alle prescrizioni del Modello 231 si provvederà ad applicare nei confronti dei responsabili le misure più idonee in conformità a quanto previso dal contratto collettivo nazionale di lavoro.

 

1.7.3     Misure nei confronti degli amministratori

In caso di violazione del Modello 231 da parte di amministratori l’Organismo di Vigilanza informerà l’intero Consiglio di Amministrazione che provvederanno ad assumere le opportune iniziative previste dalla normativa vigente.

 

1.7.4     Misure nei confronti di collaboratori e consulenti esterni

I soggetti legati da rapporti di collaborazione o di consulenza che pongano in essere, nell’esercizio della loro attività, comportamenti in contrasto con le disposizioni contenute nel Modello 231 adottato da Pordenone Fiere, potranno essere sanzionati con l’interruzione del relativo rapporto, sulla base di apposite clausole risolutive espresse, inserite nei contratti stipulati con tali soggetti.

 

1.8 Organismo di Vigilanza

Pordenone Fiere ha costituito un organismo interno denominato Organismo di Vigilanza cui è affidato il compito di vigilare con continuità sull’efficace funzionamento e sull’osservanza del Modello 231 nonché di curare il suo aggiornamento.

L’Organismo di Vigilanza è composto da: Presidente, componente, componente.

I componenti dell’Organismo di Vigilanza restano in carico 3 (tre) anni e sono rinnovabili per un massimo di due volte per cui una persona può assumere il ruolo di componente dell’Organismo di Vigilanza per non più di 6 ( sei ) anni complessivi.

Costituiscono cause di ineleggibilità ovvero cause di decadenza nel caso sopravvenga alla nomina:

  • Le situazioni di incompatibilità
  • La condanna, con sentenza passata in giudicato, ad una pena che importa l’interdizione, anche temporanea, da pubblici uffici ovvero l’interdizione temporanea dagli uffici relativi delle persone giuridiche e delle imprese

La scelta dei componenti dell’Organismo di Vigilanza è determinata dal fatto che soddisfino tutti i requisiti richiesti dal D. Lgs. 231/01 e s.m.i. ed in particolare:

  • Siano indipendenti anche in ragione dell’attuale organizzazione interna ed autonomi rispetto alla struttura operativa
  • Siano in possesso dei requisiti di onorabilità, assenza di conflitti di interesse e di relazioni di parentela con gli organi sociali e con il vertice
  • Assicurino il più elevato livello di professionalità e di continuità di azione

In caso di particolare gravità, anche prima del giudicato, il Consiglio di Amministrazione potrà disporre la sospensione del componente dell’Organismo di Vigilanza e la nomina di un sostituto ad interim.

La revoca degli specifici poteri propri dell’Organismo di Vigilanza potrà avvenire soltanto per giusta causa, previa del Consiglio di Amministrazione.

All’Organismo di Vigilanza, che risponde della propria attività direttamente al Consiglio di Amministrazione, sono riconosciuti autonomi poteri di iniziativa e di controllo nell’esercizio delle sue funzioni e non possono essere attribuiti compiti operativi o poteri decisionali, neppure di tipo impeditivo, relativi allo svolgimento delle attività aziendali.

L’Organismo di Vigilanza vigila costantemente sull’effettiva attuazione del Modello 231 e a tal fine:

  • Svolge attività ispettiva con modalità predeterminate
  • Ha accesso a tutti i documenti riguardanti il Modello 231
  • Può chiedere informazioni a chiunque operi per conto di Pordenone Fiere nell’ambito delle aree a rischio individuate al Punto 1.2 e dei processi sensibili indicati al Punto 1.3 anche senza preventiva autorizzazione del Consiglio di Amministrazione
  • Riceve le informazioni specificamente indicate come obbligatorie dal Modello 231
  • Propone l’attivazione delle procedure sanzionatorie previste (Punto 1.7 e Sistema Sanzionatorio) Sottopone il Modello 231 a verifica periodica e ne cura l’aggiornamento, proponendo al Consiglio di Amministrazione le opportune modifiche. In particolare:
  • Verifiche sugli atti posti in essere; periodicamente, con cadenza tendenzialmente annuale, si procederà ad una verifica dei principali atti e dei contratti di maggiore rilevanza conclusi nelle aree a rischio
  • Attività di monitoraggio sull’effettività del Modello 231 che ha lo scopo di verificare quale sia il grado di coerenza tra le prescrizioni del Modello ed i comportamenti concreti dei loro destinatari
  • Verifiche delle procedure; periodicamente, con cadenza tendenzialmente annuale, sarà verificato l’effettivo funzionamento del Modello 231 con le modalità stabilite dall’Organismo di Vigilanza. Inoltre sarà intrapresa una revisione di tutte le segnalazioni ricevute nel corso dell’anno, delle azioni intraprese dall’Organismo di Vigilanza e dagli altri soggetti interessati, degli eventi considerati rischiosi, della consapevolezza del personale rispetto alle ipotesi di reato previste dal D. Lgs. e s.m.i. con verifiche ed interviste a campione
  • Come esito dell’insieme delle verifiche verrà stipulato un rapporto da sottoporre all’attenzione del Consiglio di Amministrazione in concomitanza con il rapporto annuale predisposto dall’Organismo di Vigilanza che evidenzi le possibili manchevolezze e suggerisca le azioni da intraprendere
  • Esprime parere in merito alla adeguatezza ed idoneità delle modifiche al Modello 231 elaborate da iniziative del Consiglio di Amministrazione, prima della loro adozione

All’esito di ogni attività ispettiva l’Organismo di Vigilanza redige un verbale analitico il cui contenuto è riportato in apposito libro e comunicato al Consiglio di Amministrazione.

 

1.8.1    Caratteristiche dell’Organismo di Vigilanza Requisiti richiesti all’Organismo di Vigilanza:

  • Autonomia e trasparenza: l’OdV risponde, nello svolgimento delle proprie funzioni, solo al Consiglio di Amministrazione. A tal fine si prevede l’istituzione di un canale informativo diretto con gli organi di controllo (società di revisione). I requisiti di autonomia ed indipendenza sono fondamentali affinché l’Organismo di Vigilanza non sia direttamente coinvolto nelle attività gestionali che costituiscono l’oggetto della sua attività di controllo: tali requisiti vengono ottenuti garantendo all’Organismo di Vigilanza una indipendenza e prevedendo una attività di reporting direttamente al Consiglio di Amministrazione
  • Professionalità: l’OdV deve possedere al suo interno competenze tecnico professionali adeguate alle funzioni che è chiamato a svolgere, anche di tipo ispettivo e consulenziale. Tali caratteristiche, unite all’indipendenza, garantiscono l’obiettività di giudizio.
  • Continuità di azione: l’OdV deve lavorare costantemente sulla vigilanza del Modello 231, con i necessari poteri di indagine in modo da garantire la continuità dell’attività di vigilanza, anche attraverso la calendarizzazione dell’attività e dei controlli, la verbalizzazione delle riunioni e la disciplina dei flussi informativi provenienti dalle strutture interne
  • Onorabilità, assenza di cause di incompatibilità, conflitti di interesse e rapporti di parentela con i vertici aziendali: Costituisce causa di ineleggibilità, quale componente dell’OdV, e di incompatibilità alla permanenza nella carica:
    1. La condanna, con sentenza anche in primo grado, per avere commesso uno dei reati di cui al D. Lgs. 231/01 e s.m.i. e/o uno degli illeciti amministrativi in materia di abusi di mercato di cui al

TUF (D. Lgs. 58/98 e s.m.i. Testo Unico della Finanza)

  1. La condanna ad una pena che comporta l’interdizione, anche temporanea, dai pubblici uffici, ovvero l’interdizione temporanea dagli uffici direttivi delle persone giuridiche

 

1.8.2. Funzioni dell’Organismo di Vigilanza

All’OdV vengono attribuite le seguenti funzioni: vigilare sull’osservanza delle prescrizioni del modello 231 da parte dei destinatari, in relazione alle diverse tipologie di reato contemplate dal D. Lgs. 231/01 e s.m.i.:

  • L’OdV esercita i poteri di controllo attribuitigli dal Modello 231, anche attraverso l’emanazione di direttive interne; a tal fine l’OdV effettua periodicamente verifiche mirate su determinate operazioni o atti specifici, posti in essere nell’ambito delle aree di attività a rischio, come definite nel Modello 231
  • L’OdV raccoglie, elabora e conserva le informazioni rilevanti in ordine al rispetto del Modello 231 e procede al controllo dell’effettiva presenza, della regolare tenuta e dell’efficacia della documentazione richiesta, in conformità a quanto previsto nelle singole parti del Modello 231 per le diverse tipologie dei reati. Inoltre aggiorna la lista di informazioni, comprese le segnalazioni, che devono essere obbligatoriamente trasmesse all’OdV o tenute a sua disposizione
  • L’OdV effettua verifiche mirate sulle principali operazioni poste in essere da Pordenone Fiere nell’ambito delle aree a rischio e ne dà evidenza in un rapporto scritto, da trasmettersi al Consiglio di Amministrazione nell’ambito dell’attività reportistica periodica
  • L’OdV conduce le indagini interne per accertare la fondatezza delle presunte violazioni delle prescrizioni del Modello 231 portate all’attenzione dell’OdV da segnalazioni, o emerse nel corso dell’attività di vigilanza svolta dall’OdV
  • L’OdV si coordina con le altre funzioni, anche attraverso apposite riunioni, per il monitoraggio delle attività nelle aree a rischio. A tal fine l’OdV viene tenuto costantemente informato sull’evoluzione delle attività nelle aree a rischio e ha libero accesso a tutta la documentazione rilevante, compresi i relativi dati di aggiornamento. All’OdV devono essere inoltre segnalate, da parte del Consiglio di Amministrazione, eventuali situazioni dell’attività che possono esporre Pordenone Fiere al rischio di reato
  • L’OdV si coordina con i responsabili delle diverse funzioni per i diversi aspetti attinenti all’attuazione del Modello 231: definizione delle clausole standard, formazione del personale, provvedimenti disciplinari etc.
  • L’OdV coordina le attività delle funzioni a rischio, per acquisire da tali funzioni elementi di indagine, al fine di un efficace monitoraggio delle attività, in relazione alle procedure stabilite nel Modello 231. A tal Fine l’OdV può accedere a tutta la documentazione rilevante

Verificare la reale efficacia e l’effettiva capacità del Modello 231, in relazione alla struttura, di prevenire la commissione dei reati di cui al D. Lgs. 231/01 e s.m.i.:

  • L’Odv aggiorna il sistema di identificazione, classificazione e mappatura delle aree a rischio, in funzione dell’evoluzione del quadro normativo e della struttura interna, al fine di proporre i necessari adeguamenti del Modello 231, per renderlo efficace anche in relazione ai mutamenti organizzativi e normativi intervenuti
  • A tal fine il Consiglio di Amministrazione e gli addetti alle attività di controllo, nell’ambito delle singole funzioni, devono segnalare all’OdV le eventuali situazioni in grado di esporre Pordenone Fiere a rischio di reato. Tutte le comunicazioni devono essere scritte (anche e-mail) e non anonime
  • L’OdV verifica che gli elementi previsti dalle singole parti del Modello 231, per le diverse tipologie di reati, siano comunque adeguati e rispondenti alle esigenze di osservanza di quanto prescritto dal D. Lgs. 231/01 e s.m.i. provvedendo in caso contrario a proporre aggiornamenti degli elementi stessi Individuare e proporre gli opportuni aggiornamenti e le opportune verifiche del Modelo231 in relazione alla mutata normativa o alle mutate condizioni interne:
  • L’OdV ha il compito, in collaborazione con il Consiglio di Amministrazione, di seguire l’evoluzione della normativa di riferimento, con particolare riguardo alle eventuali modifiche ed integrazioni della medesima, nonché di aggiornarsi in merito all’evoluzione delle pronunce giurisprudenziali al fine di mantenere il Modello 231 aggiornato con le prescrizioni normative e le interpretazioni vigenti
  • Come conseguenza di tale attività l’OdV, in collaborazione con il Consiglio di Amministrazione e, ove opportuno, con le funzioni interessate, individua e propone gli opportuni aggiornamenti e le opportune modifiche al Modello 231 al Consiglio di Amministrazione stesso

 

1.8.3 Poteri dell’Organismo di Vigilanza Per lo svolgimento dei propri compiti l’OdV:

  • Gode di ampi poteri ispettivi e di accesso a tutti i documenti
  • Dispone di risorse finanziarie e professionali adeguate il cui stanziamento è approvato di anno in anno dal Consiglio di Amministrazione
  • Si avvale del supporto e della cooperazione delle varie strutture interne ed esterne che possano essere interessate o comunque coinvolte nelle attività di controllo
  • Può avvalersi di terzi esterni portatori di competenze necessarie per l’ottimale svolgimento dei propri compiti

Raccolta e conservazione delle informazioni: L’OdV provvede alla raccolta delle segnalazioni ricevute, dei report inviati e delle risultanze dell’attività di indagine e di verifica svolta in un apposito archivio: di tale archivio cura l’aggiornamento e definisce, con disposizione interna, i criteri, le modalità di accesso ed i soggetti legittimati ad accedervi.

Coordinamento con altre funzioni e attribuzione di incarichi: l’OdV si coordina con le altre funzioni competenti, per il compimento di specifiche attività, nei seguenti termini:

  • Con il Consiglio di Amministrazione per promuovere programmi di formazione dei dipendenti o per eventuali procedimenti disciplinari
  • Con il Servizio di Prevenzione e Protezione dai rischi per verificare l’applicazione delle misure atte a tutelare la sicurezza e la salute dei lavoratori
  • Con l’Ufficio Amministrazione per effettuare le verifiche, anche a campione, su fonti ed impieghi delle risorse finanziarie aziendali
  • Con le altre funzioni, la cui collaborazione si dovesse rendere, di volta in volta, necessaria o utile

 

1.8.4     Il sistema delle verifiche

Il Modello 231 sarà soggetto alle seguenti tipologie di verifiche, coordinate dll’OdV, cui tutto il personale è tenuto a prestare la collaborazione che l’OdV riterrà opportuno richiedere:

  • Verifiche sugli atti posti in essere: periodicamente, con cadenza tendenzialmente annuale, si procederà ad una verifica dei principali atti e dei contratti di maggiore rilevanza, conclusi da Pordenone Fiere nelle aree a rischio
  • Attività di monitoraggio sull’effettività del modello: ha lo scopo di verificare quale sia il grado ci coerenza tra le prescrizioni del Modello 231 ed i comportamenti concreti dei loro destinatari. A tal fine viene istituito un sistema di dichiarazioni periodiche con le quali i destinatari sono tenuti a confermare che non sono state poste in essere azioni non in linea con il modello stesso. I responsabili delle aree a rischio individuate hanno il compito di fare compilare le dichiarazioni ai loro sottoposti e di trasmettere all’OdV, che ne curerà l’archiviazione ed effettuerà a campione il relativo controllo
  • Verifiche delle procedure: periodicamente, con cadenza tendenzialmente annuale, sarà verificato l’effettivo funzionamento del Modello 231, con le modalità stabilite dall’OdV. Inoltre sarà intrapresa una revisione di tutte le segnalazioni ricevute nel corso dell’anno, delle azioni intraprese dall’OdV e dagli altri soggetti interessati, degli eventi considerati rischiosi, della consapevolezza del personale rispetto alle ipotesi di reato previste dal D. Lgs. 231/01 e s.m.i. con verifiche ed interviste a campione Come esito dell’insieme delle verifiche verrà stipulato un rapporto da sottoporre all’attenzione del Consiglio di Amministrazione, in concomitanza con il rapporto annuale predisposto dall’OdV, che evidenzi le possibili manchevolezze e suggerisca le azioni da intraprendere.

 

 

Disposizioni relative ai processi sensibili

 

Modello di organizzazione – Disposizioni relative ai processi sensibili

2.1 Premessa

Il Modello 231 è rappresentato da procedure ed adempimenti specifici che consentono di presidiare le aree a maggior rischio, riferite ai reati indicati dal D. Lgs. 231/01 e s.m.i. che riguardano:

  • Corruzione e concussione
  • Malversazione a danno dello Stato o dell’Unione Europea o di altro Ente Pubblico
  • Indebita percezione di erogazioni a danno dello Stato o di altro Ente Pubblico
  • Truffa aggravata ai danni dello Stato o di altro Ente Pubblico
  • Frode informatica ai danni dello Stato o di altro Ente Pubblico
  • Reati in tema di erogazioni pubbliche
  • Reati societari
  • Ostacolo all’esercizio delle funzioni delle Autorità Pubbliche di Vigilanza
  • Delitti di falsità materiali, ideologiche, amministrative
  • Delitti contro la personalità individuale

 

2.2 Eccezione per il processo di gestione degli investimenti e delle spese finanziati con fondi pubblici La natura del regime concessorio dei fondi pubblici utilizzati da Pordenone Fiere esclude tassativamente la possibilità di impiego degli stessi per investimenti di carattere finanziario.